Consistência Inaugural – Nível 2 (Dois)

CULTURA

Reconhece-se que os processos representam o jeito como as coisas são feitas na organização, ainda apresentando certas inconsistências na entrega. O stress no ambiente de trabalho é reduzido, diante de processos consistentes e clara definição de papéis e responsabilidades de todos. Pode-se encontrar, ainda que em menor número, inconsistências na qualidade das entregas, além de algum retrabalho. Ainda não há cultura altruísta sobre os destinatários das atividades feitas, e sim sobre “quem somos nós” ou “o que interessa para nós”.

TOMADA DE DECISÃO

As decisões são orientadas por análises qualitativas ou orientadas por emoções e crenças.

PROCESSOS

Na consistência 2 (dois) existe um desenvolvimento básico e contínuo dos processos, fluxos de trabalho e políticas; além de maior clareza sobre as decisões tomadas. A definição dos processos representa a forma como são realizadas as atividades, podendo existir, ainda que menores, inconsistências como baixa qualidade na entrega ou imprevisibilidade da conclusão das atividades. Há compreensão sobre o que e como as atividades devem ser realizadas, quando elas podem ser consideradas acabadas, além das expectativas da pessoa que receberá a atividade feita. Há o desenvolvimento de compreensão básica sobre o fluxo de trabalho, mas ainda existe a tendência das atividades serem empurradas, pois as políticas do quadro não estão internalizadas o suficiente. A capacidade de priorizar as atividades continua básica, existindo ainda a predisposição de sobrecarga de atividades no sistema. Os processos definidos passam a ser usados como instrumentos do grupo, que passam a medir e informar aquilo que pode ser visto no sistema. As medições raramente guardam relação com a expectativa da pessoa que recebe a atividade cumprida, pois são voltadas à eficiência do trabalho com análise do tempo de execução ou criação de etapas para adicionar valor à atividade. As métricas e medições são focadas em pessoas, indicando o status do processo, agregando pouco valor.

PESSOAS

Podem ter a tendência de dizer “sim” para todas as atividades, combinada com a inabilidade de levar em conta a capacidade do sistema. Há um aumento na colaboração, abrangendo toda a equipe, com melhoria no fluxo de trabalho. As pessoas conhecem o que se espera delas e o que elas podem esperar de seus colegas. Existe a tendência de confiar em gestores com atitudes heroicas para garantir a consistência das entregas, mantendo uma baixa capacidade organizacional. Por parte da pessoa que recebe a atividade cumprida, pode haver preferência para que algum gestor específico faça a atividade para reduzir os riscos das inconsistências. Diante de pressão, há tendência de se perder a disciplina, tendendo para consistência 1 (um).

QUADRO

A principal característica da consistência 2 (dois) é a utilização de um fluxo de trabalho bem definido com limitação pessoal das atividades em andamento no sistema. Algumas áreas de trabalho podem ser reunidas em uma única área “Em progresso”. As atividades são identificadas e visualizadas em cores diferentes ou em diferentes colunas. As pessoas começam a perceber que a eficiência do sistema depende da quantidade de atividades em andamento. Ou seja, quanto mais atividade em andamento, maior será o tempo de execução e a entrega se torna mais imprevisível. Percebe-se que as atividades, não concluídas e deixadas de lado, além de não ajudarem, podem levar ao aumento na inconsistência da entrega das atividades e do retrabalho. Ainda assim, fixar um limite pessoal, para as atividades em andamento, melhora a qualidade de entrega, evitando uma sobrecarga de atividades. Mesmo com um fluxo de trabalho básico e, ainda não tenha sido alcançada a consistência desejada, percebe-se uma maior preocupação com as expectativas da pessoa que receberá a atividade feita. Existe necessidade de coordenar o trabalho em equipe para evitar variações no fluxo e carga de trabalho, principalmente quando se estiver tratando de pessoas com especializações diferentes. Há aumento na capacidade de coordenação das atividades, para atender diferentes pessoas, deixando de usar as cadências de entrega fixadas no planejamento, para usar as cadências fixadas pelas entregas efetivamente realizadas. Isso significa uma redução do risco de se perder o ritmo de trabalho diante do aumento da concentração da equipe em completar as atividades e desenvolver o sistema. Para controlar o fluxo de trabalho, algumas equipe focam no momento que a pessoa se compromete em realizar a atividade e na limitação do número de atividades em andamento. O sistema substituir o “empurrar” de atividades para “puxar” as atividades. Estão definidas as políticas de comprometimento com as atividades, sua prioridade, além da clara visualização do que está sendo feito. Pode-se verificar %s ou indicações visuais de que a atividade está sendo completada. É possível verificar quadros de Portfólio, assim considerados os quadros que possibilitam a visualização do andamento de múltiplos projetos. Não existe o papel de gestor do quadro, que pode ser substituído por um gestor de fluxo, responsável por restaurar o equilíbrio entre o início e fim do sistema diante de uma sobrecarga temporária de atividades. Na consistência 2 (dois) as políticas e os controles de fluxo de trabalho não permitem o gerenciamento de eventos não previstos, apresentando um comportamento reativo da equipe. Eventos não previstos podem aumentar riscos e a complexidade, pois não existem orientações sobre como gerenciá-los, podendo resultar em falha na entrega. Sob pressão, pode ser que a consistência volte a ser obtida de maneira mais individualista.