eSocial: Análise de Processos

08 May 2018
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Gustavo Canavezzi Gustavo foto pb quadrada textos

O primeiro passo para definir um novo processo ou atualizar algo já existente é criar uma compreensão comum do estado atual do processo e como ele cumpre seus objetivos. Esse estado atual é chamado de “AS-IS”, ou “COMO É”, e é alcançado pela análise de processos.

A análise proporciona a compreensão das atividades do processo e os resultados dessas atividades diante da capacidade para atender as metas pretendidas. Além disso, alguns riscos são analisados em forma de restrições e rupturas que podem interferir no desempenho do processo.

A análise é a primeira etapa do BPM, onde o objetivo é compreender as relações e correlações entre as atividades do DP/RH e o cumprimento dos prazos do eSocial. Para isso, é preciso coletar informações por meio de entrevistas, análise de documentos, observações, modelagem, pesquisas survey e simulações.

Análise de processo eSocial 3

Essa coleta de informações é fundamental na verificação da consistência das práticas que permitem as empresas serem mais eficientes na execução de seus processos. A implementação do BPM pode empregar qualquer tipo de estrutura de trabalho, metodologia ou ferramenta da comunidade de processos.

Por exemplo, um desenho de processo robusto, definido para uma empresa grande e complexa que necessita se manter competitiva, pode não fazer sentido para uma pequena empresa com 30 trabalhadores. Ou ainda, uma manufatura pode melhorar a eficiência do seu processo produtivo substituindo o trabalho humano por um sistema de movimentação de materiais. Do mesmo modo, um corretor de seguros poderá aumentar a satisfação de seus clientes ao automatizar o processo de renovação de seguros.

Muitas vezes, a análise envolve o ambiente de negócio, o contexto organizacional do processo, fatores que contribuem para o ambiente operacional, características do segmento de negócio, regulamentações governamentais e do segmento, além, de pressões do mercado e da concorrência.

Análise de processo eSocial 4

A análise é essencial para avaliar como os processos estão operando, formando a base para o desenho dos processos. O benefício é conhecer o estado atual “AS-IS” para criar uma avaliação inicial baseada em fatos documentados e validados.

A criação de uma compreensão completa das atividades pode ter um benefício imediato pela padronização de regras e partes dos fluxos de trabalho, ajudando a liderança a tomar decisões que poderão melhorar a operação.

Nessa etapa busca-se conhecer informações relativa à:

  1. estratégia, cultura e ambiente da empresa.
  2. regras que controlam os processos e o motivo de suas existências.
  3. ineficiências dentro do atual processo.
  4. pessoas envolvidas nas atividades, suas necessidades e expectativas.
  5. atividades compõem os processos.
  6. entradas e saídas dos processos.
  7. métricas de desempenho para monitorar o processo
  8. utilização melhorada de recursos e escalabilidade dos processos.
  9. oportunidades para reduzir restrições, aumentar capacidades e criar a fundação do desenho dos processos para o eSocial.

As informações geradas nesta etapa fornecem o conhecimento necessário para o desenvolvimento da documentação e registro dos processos como referências à execução das atividades, além da base de informações para o mapeamento e consequente desenho do processo.

Nesse período de implantação do eSocial, a análise dos processos da empresa é fundamental para que se tenha uma compreensão, mais precisa, sobre suas consistências e capacidades na entrega do eSocial.

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