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eSocial e gestão de processo: a matriz 5W3H

09 May 2018
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Gustavo Canavezzi Gustavo Canavezzi

Com os processos definidos, é desejável uma abordagem mais abrangente que envolva as perguntas ONDE?, QUANDO?, O QUE?, COMO?, POR QUE? e QUEM? realiza a atividade. Uma representação estruturada dá à empresa a quantidade certa de visibilidade e detalhes dos diversos níveis da organização.

Embora cada atividade descrita seja genericamente válida, caberá às pessoas envolvidas no processo compreender quais representações são necessárias para atender às demandas. É recomendável entender a qual propósito uma atividade foi definida para focar no cumprimento e desenvolvimento da atividade.

eSocial e gestão de processo a matriz 5W3H 1

As necessidades de informação e uma representação mais adequada, além de serem apoiadas pelas definições do processo, necessitam do ajuste para seu propósito e uso.

A adequação ao propósito implica em definir as atividades contendo informações que respondam as perguntas ONDE?, QUANDO?, O QUE?, COMO?, POR QUE? e QUEM? A adequação ao uso implica em definir o processo de maneira estruturada para representar a informação da maneira mais eficiente possível, considerando as necessidades geradas pelo eSocial.

A matriz 5W3H é uma ferramenta de gestão simples e fácil de ser aplicada. Ela nada mais é do que um plano de ação qualificado e estruturado em etapas práticas e bem definidas.

As atividades e comunicações corporativas precisam ser rápidas e ágeis, e erros na transmissão de determinadas informações podem gerar inúmeros prejuízos. Para garantir que isso não aconteça usa-se essa matriz para esclarecer eventuais dúvidas que possam vir a surgir sobre quaisquer processos implantados.

Os caracteres 5W3H corresponde às iniciais, em inglês de 7 (sete) diretrizes voltadas à eliminação de dúvidas que possam aparecer ao longo do processo ou atividade.

As diretrizes são:

W       –        what?         –        O que será feito?

W       –        why?           –        Por que será feito?

W       –        where?       –        Onde será feito?

W       –        when?        –        Quando será feito?

W       –        who?          –        Por quem será feito?

H       –        how?          –        Como será feito?

H       –        how much? –       Quanto vai custar? (elementos incontáveis)

H       –        how many? –       Quanto vai custar? (elementos contáveis)

5W3H

O método é composto pelas respostas para essas 7 (sete) perguntas, formando um mapa de atividades que ajudará na sequência dos passos relativos ao processo, tornando a execução mais clara e efetiva.

eSocial e gestão de processo a matriz 5W3H 2

Para usar a matriz de forma mais eficiente, é recomendável que já exista uma estratégia de ação para identificar e propor soluções a determinadas situações que se queira sanar. Para isso, leve em consideração as seguintes observações:

1º) Implemente ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos.

2º) Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-lo.

3º) É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

eSocial e gestão de processo a matriz 5W3H 3

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