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Revisão de processos no eSocial: o método Kanban

08 May 2018
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Gustavo Canavezzi Gustavo foto pb quadrada textos

Atualmente, a cultura de que a informação é um objeto econômico e estratégico para o sucesso da empresa tem se tornado cada vez mais forte, diante da intensificação do uso da tecnologia e de processos de conhecimento em massa que facilitam a gestão.

O uso de estruturas mais eficientes, de canais de comunicação e de novas formas de atuação só é possível quando conhecemos a realidade, baseada em informações mensuráveis coletadas do ambiente organizacional, composto de ambiente-geral e ambiente-atividade.

O ambiente-geral é o contexto no qual as empresas estão inseridas e tem uma grande importância, pois a empresa é um sistema aberto que mantém intercâmbio e transações com esse ambiente genérico e comum.

Ele é composto por condições tecnológicas, legais, políticas econômicas, sociais e culturais, agindo entre si na formação de um sistema dinâmico que afeta, de forma mais ou menos intensa, as empresas, podendo apresentar uma ameaça no poder concorrencial.

Todas as situações ocorridas no ambiente-geral, de alguma maneira, influenciam o ambiente-atividade da empresa.

O ambiente-atividade é o ambiente interno das empresas onde encontramos as entradas e saídas, resultantes das atividades operacionais. Esse é o ambiente onde as empresas buscam melhorar seus resultados, fortalecendo decisões, reduzindo dependências e consolidando sua cultura organizacional.

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Para desenvolver os conceitos do uso da tecnologia e de processos de conhecimento para atender ao eSocial, na MGP, optamos pelo método Kanban, pois permite um controle detalhado das demandas da empresa com os prazos do eSocial.

Inicialmente, esse método foi aplicado em empresas japonesas e está ligado ao conceito de “just in time”, desenvolvida por Taiichi Ohno e Sakichi Toyoda. Para que a empresa atenda aos prazos do eSocial é fundamental o controle de fluxos das demandas e atividades, permitindo o desenho de um modelo consistente e ágil de entrega das atividades do DP/RH.

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A lógica do sistema Kanban, essencialmente é manter o equilíbrio entre o processo anterior e posterior. Ou seja, não é desejável que um processo anterior entregue mais atividades do que o processo posterior pode suportar. Do mesmo modo, o processo posterior não deve receber mais atividades, do processo anterior, do que o necessário.

No método tradicional, as atividades são “empurradas” em uma cadeia de processos, de um para o outro, independentemente da solicitação. Isso significa um grande risco de desiquilíbrio entre as etapas dos processos, incerteza das pessoas envolvidas na atividade, pois desconhecem o impacto do aproveitamento e do ritmo de trabalho dos processos.

No método Kanban, as atividades são “puxadas” e movimentadas pela priorização das atividades e da capacidade dos envolvidos em realizar, diante do volume da demanda. Na prática, isso significa estabelecer limites explícitos para quantas atividades podem estar em progresso, reduzindo a necessidade de multitarefa e melhorando o fluxo de trabalho.

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O Kanban é um método adaptativo, orientado à empresas que desejam aumentar a eficiência de suas atividades, pois a burocracia é virtualmente eliminada.

Isso só é possível pela adoção de controle do cronograma, limitação das atividades em andamento, direcionamento transparente sobre a melhoria do processo, equipes auto organizáveis e divisão das atividades em partes.

O método de modelagem de processos deve representar a realidade para verificar sua consistência no atendimento das exigências do eSocial. As informações coletadas tanto do ambiente-geral quanto do ambiente-atividade formam o contexto em que a empresa está inserida, podendo sintetizar diretrizes que orientam ações voltadas à competitividade, ao aprendizado e à inovação.

As informações são consolidadas em um registro que traduz a realidade, com alguma fidelidade e, diante de eventuais contradições, que as dificuldades sejam superadas no aspecto prático de alguma atividade.

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Para atender ao eSocial com segurança é recomendável uma visão gerencial focada na integração das pessoas e abrangência das informações, além de orientar as atividades por processos que garantam o cumprimento dos prazos.

O desenvolvimento da cultura organizacional ocorrerá diante do alinhamento prático dos processos, orientados por objetivos que guardam relação com estratégia, estrutura, tecnologia, conhecimento, competência e desempenho.

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A estratégia é a orientação ao cumprimento dos objetivos básicos de curto, médio e longo prazo, em que as ações devem ser formuladas para alcançar, de maneira eficiente, os objetivos e desafios, conduzindo a empresa ao atendimento completo do eSocial.

O papel da estratégia é o de configurar e dirigir o processo de competências e de recursos para otimizar os padrões de desempenho que os regenerem e os reponham. Isso significa maior segurança, pois a empresa não pode ter suas capacidades esgotadas no atendimento do eSocial.

Para implantar uma estratégia deve-se reforçar os processos como instrumentos de atuação, além de associar os indicadores de desempenho para que se articulem e tenham capacidade cruzada na demonstração das relações de causa e efeito.

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A estrutura é a coordenação das atividades diante de estruturas projetadas no processo, que envolvem a divisão de trabalho e as responsabilidades das pessoas envolvidas no eSocial. Ao adotar o processo como prioridade, a empresa emprega maior agilidade, flexibilidade e integração no cumprimento de suas atividades.

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A tecnologia é o elemento que possibilita o agrupamento das competências funcionais, integrando o fluxo de informações entre as pessoas que permeiam essas funções, viabilizando o desenvolvimento da gestão por processo.

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O conhecimento das informações é fundamental à gestão de processos, pois o fluxo está diretamente relacionado aos processos e suas respectivas informações. Trata-se de um registro estruturado, ou seja, uma informação isolada não pode ser convertida em uma “mensagem com relevância”, mas ao ser contextualizada, adquire significado, podendo se tornar em informação capaz de interpretar a realidade.

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A competência é a habilidade em cumprir atividades com um comportamento eficiente na realização de uma determinada tarefa. Esse tem sido um dos grandes e tradicionais desafios das empresas, considerando que competência está relacionada com experiência, observação e conhecimento acumulado.

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O desempenho do processo é a medição das atividades, diante da adoção de um sistema numérico, tornando possível a percepção sobre o real cumprimento dos prazos impostos pelo eSocial.

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O sistema de metrificação escolhido pode variar pela escolha do gestor, no entanto é fundamental que atividades e pessoas estejam dispostas visualmente para facilitar a compreensão do fluxo das atividades. A compreensão desses elementos combinada com a visualização das atividades garante o atendimento do eSocial, possibilitando ao gestor a percepção do tempo de execução de cada atividade e do volume de trabalho da equipe, que pode afetar no cumprimento dos prazos.

A gestão ponta a ponta de processos e a coordenação das atividades ao longo das funções do DP/RH caracterizam o BPM, diferenciando-o da gestão funcional tradicional. Para obter resultados mais efetivos, as empresas devem fazer o BPM e o gerenciamento funcional trabalharem em conjunto para obter o máximo de proveito das vantagens de cada perspectiva, pois o BPM assegura que as atividades sejam coordenadas e o gerenciamento funcional assegura a criação eficiente das várias partes que compõe os serviços da empresa.

O adequado funcionamento do DP/RH pode ser alcançado pela gestão centrada em processos, orientando-o ao desenvolvimento de práticas para gerenciar recursos, como o tempo dos responsáveis pela atividade. Não é necessária a prescrição de estruturas de trabalho, metodologias e ferramentas específicas, pois essa decisão é particular de cada empresa, que poderá adotar uma estrutura que se ajuste melhor a sua realidade.

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 BPM implica um comprometimento permanente e contínuo da empresa na organização e gerenciamento dos seus processos e um ciclo de feedback, sem fim, que assegure o alinhamento permanente dos processos ao eSocial.

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