eSocial: IMPLEMENTAÇÃO DE PROCESSOS

09 May 2018
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Gustavo Canavezzi Gustavo Canavezzi

A implementação de processos é uma fase posterior à análise, mapeamento e desenho do modelo que se pretende adotar. Assim sendo, pode ser uma boa ideia relembrar alguns conceitos básicos antes de continuar. Por isso, seguem 5 links que podem lhe ajudar:

1º Gestão de Processos

2º Método Kanban?

3º Análise de processos

4º Mapeamento de processos

5º Desenho de processos

A implementação do processo é a fase de transição tática e estratégia, pois as equipes desenvolvem atividades operacionais do processo e, agora, visualizam a transição entre as áreas de trabalho para sua entrega.

Estrategicamente, a organização repetirá o modelo com outros processos, com base em suas necessidades e prioridades. Essa etapa consiste em transformar um desenho de processo aprovado em processos organizacionais operacionais, ou de menor escopo.

O sucesso do esforço de implementação depende significativamente da aceitação e do suporte visível e continuado dos patrocinadores de gerência sênior, donos de processo e executores de processo (que são responsáveis pelas tarefas mais críticas).

A forma mais simples de validar um modelo é por meio de um grupo de pessoas que trabalham no processo, simular o processo para que uma pessoa do grupo descreva cada atividade e como esta é realizada. Assim, os participantes do processo real podem ser capazes de dizer se o modelo está correto ou não, conduzindo eventuais ajustes e aperfeiçoamentos necessários para garantir a validação do modelo.

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O alinhamento do desempenho do processo com os objetivos da organização é a razão principal de se adotar a práticas de monitoramento. Indicadores de monitoramento de processos são métricas que permitem apontar que o processo esteja, ou não, alcançando o objetivo pretendido.

Essas métricas e medições são baseadas nas seguintes dimensões:

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1. Tempo – é uma métrica de duração do processo. Mede o tempo que leva entre o início e fim de execução do processo.

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2. Custo – é uma métrica do valor monetário associado a um processo que mede o custo dos recursos para completar um processo e o custo de oportunidade – valor que é perdido de um processo por não produzir o resultado esperado.

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3. Capacidade – é o montante ou volume de uma saída de serviço viável e associado ao processo.

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4. Qualidade – é geralmente expressa como um percentual do real, em relação ao ótimo ou máximo, em termos de processo e pode ter várias formas. As informações necessárias para medir as dimensões de qualidade de um processo pode ser obtida na entrada e na saída do processo e, também, do processo como um todo, quando relacionado à satisfação do nível de serviço. Métricas, tais como taxas de erros e defeitos, são exemplos de métricas baseadas em qualidade sobre entradas e saídas do processo.

O propósito geral de entender métricas de processo é tornar possível ao gestor atribuir valores à melhoria ou transformação de processo como parte do gerenciamento de desempenho de processos. Neste sentido, pressupõe a necessidade de treinamento, envolvendo principalmente a equipe de processos, donos e executores das atividades.

A principal premissa aplicada é definir indicadores de resultados e de esforços para cada dimensão de mensuração. Os indicadores de resultados envolvem ações de vários cargos compartilhados para sua operacionalização, também conhecidos por out come, ou fim. Os indicadores de esforços envolvem ações de um único cargo para sua operacionalização efetiva, denominadas ainda de drive (meio).

Na implementação de processos, novos ou revisados, existem alguns pré-requisitos essenciais:

  1. Processos organizacionais executáveis, manuais e automáticos, novos ou revisados, decompostos em trabalho detalhado, incluindo scripts associados às regras de negócio e controle.
  2. Métricas e instrumentos para avaliar o desempenho dos processos novos ou revisados.
  3. Um conjunto de processos para monitoramento, controle, rastreamento e avaliação de desempenho do processo, e meios para alinhar o desempenho do processo objetivos estratégicos.
  4. Documentação completa e exata de processo e regras integradas em um repositório.
  5. Profissionais do fluxo de trabalho e equipe de suporte ao gerenciamento de processos devidamente treinados.
  6. Aceitação do usuário das tarefas novas ou revisadas por meio de gerenciamento de mudança bem sucedido.
  7. Um plano para avaliação dos processos, novos ou modificados, e avaliação continuada para melhoria.

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A fase de implementação das mudanças dos processos novos ou revisados exige uma atenção especial, pois é necessário estabelecer um conjunto de métricas de desempenho para medir o desempenho.

Entender o processo envolve a modelagem do processo e avaliação dos fatores ambientais que habilitam ou restringem o processo. Para algumas empresas, o foco está na documentação do processo ponta a ponta; enquanto para outras o foco está nos fatores ambientais e exceções ao processo.

A prática de modelagem inclui um conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de um processo existente ou proposto. O objetivo da modelagem é representar graficamente, por meio fluxos ou diagramas, um processo, ponto a ponto, de ser compreendido pelas partes interessadas.

O nível de detalhamento e a notação a ser utilizada dependerão dos objetivos dos leitores daquele modelo específico. Um processo de serviço, pode ser expresso em vários níveis de detalhes, desde uma visão contextual altamente abstrata mostrando o processo dentro de seu ambiente, até uma visão operacional interna detalhada que pode ser simulada para avaliar várias características de seu desempenho ou comportamento.

Um modelo de processo totalmente desenvolvido representará tipicamente várias perspectivas servindo a diferentes propósitos.

Isso significa que a modelagem é realizada para:

  1. Documentar claramente um processo existente;
  2. Utilizar como suporte de treinamento;
  3. Utilizar como uma avaliação versus padrões e conformidades requeridas;
  4. Entender como um processo se comportará em diferentes situações ou em resposta a alguma mudança antecipada;
  5. Servir como base para a análise na identificação de oportunidades de melhoria;
  6. Desenhar um novo processo ou uma nova abordagem para um processo existente;
  7. Fornecer uma base para comunicação e discussão;
  8. Descrever requisitos para uma nova operação do negócio;
  9. Educar;
  10. Gerir conhecimento;
  11. Projetar/Planejar;
  12. Controlar;
  13. Aperfeiçoar; e
  14. Automatizar.

Um modelo de processo pode conter um ou mais diagramas. Informação sobre objetos no diagrama, informação sobre relacionamento entre objetos, informação sobre relacionamento entre objetos e seu ambiente e informação sobre como os objetos representados se comportam ou desempenham.

O refinamento de processos consiste na evolução planejada de um processo, utilizando metodologia claramente definida e abordagem disciplinada para garantir que o processo de negócio continue a atingir os objetivos de negócio pretendidos.

frustrated young business man at office

Processos são afetados por muitos fatores, dentro e fora do controle da organização. Dependendo do nível de maturidade, a organização adotará vários métodos para monitorar e responder a esses fatores, de maneira e tempo apropriados, para atender cada situação. Isto pode ser alcançado por meio de uma estratégia de melhoria contínua ou por projetos, conforme necessário.

Cada organização tem a sua maneira, forma peculiar de monitorar e, consequentemente, refinar os seus processos, a partir da transformação do processo já habilitada. É muito importante observar os princípios de gerenciamento de processos e o tipo de governança adotado pela empresa.

A conclusão do primeiro estado do Ciclo de Vida BPM, pós-implementação, não necessariamente indica o fim do melhoramento ou implantação de Gestão por Processos de Negócio.

O monitoramento implementado aos processos novos ou revisados continua para identificar outras melhorias no processo. Assim, podem surgir problemas a serem resolvidos, oportunidades adicionais de melhorias dos processos a serem avaliadas, etc.

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Algumas fases do Ciclo de Vida certamente terão maiores detalhes, outras menos, de acordo com a complexidade e escala do refinamento necessário. Ao final do ciclo e início de refinamento, o processo passa de um estado para outro, ou seja, o espaço de informação neste momento é diferente do espaço de informação inicial, quando da primeira fase do ciclo. Assim, o ciclo de vida BPM segue incessantemente, sempre mudando de um estado para outro.

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