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Como funciona e quais são os benefícios do BPM?



O BPM (Business Process Management), é uma prática de gestão, com emprego de ferramentas que ajudam no gerenciamento e melhoraria continua do fluxo de trabalho com aumento da agilidade e desempenho operacional.


Isso significa descobrir e conhecer informações sobre os processos internos, estabelecendo claramente o fluxo de trabalho das atividades de uma organização ou grupo de pessoas.

  BPM  

A verificação da melhoria é feita pela medição do tempo de execução e a qualidade da entrega da atividade. O tempo é o único recurso que não conseguimos recuperar, por isso é fundamental ser medido diante dos critérios de qualidade estabelecidos para uma entrega satisfatória.


A agilidade na organização ou no grupo é obtida quando passamos a manter um equilíbrio no fluxo das atividades envolvendo as atividades recebidas na demanda e as atividades entregues após a execução do trabalho. Não é desejável receber mais tarefas do que podemos suportar ou isso aumentará a incerteza sobre a qualidade e a previsibilidade na entrega das atividades.


A ideia do BPM não é gerar uma revolução nas práticas já realizadas, oferecendo uma resposta pronta; mas conhecer as atividades realizadas pela organização ou pelo grupo em um fluxo de trabalho que possibilite a análise sobre a consistência dos processos internos para torna-los mais ágeis e seguros.

A pessoa mais próxima da execução da atividade é, provavelmente, quem está em melhor condição de propor uma solução prática e eficaz. Manter um canal de comunicação aberto com a equipe é essencial para receber informações que ajudarão na adaptação e eventuais mudanças no fluxo de trabalho. Ao garantimos a participação de todos, recebemos informações de variadas fontes e perspectivas, melhorando nossa percepção para uma tomada de decisão mais realista.

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Para entendermos o fluxo de trabalho de um grupo ou de uma organização, criamos um quadro visual para a distribuição das atividades, tornando-as visíveis na verificação de seu funcionamento, suas relações e correlações com outras atividades, o quanto a equipe pode suportar de trabalho em determinado tempo, a existência de “gargalos” e a qualidade da entrega.


Isso representa um aumento na previsibilidade da entrega, além de estabelecer um ritmo do trabalho mais adequado para a experiência da equipe. O quadro é uma ferramenta de controle das atividades dentro de um fluxo de trabalho estabelecido por uma equipe de pessoas.


Quando não visualizamos o trabalho, tendemos a focar nossa atenção nas pessoas e não no cumprimento das atividades. Passamos a colocar nosso medo imaginário para fora com perguntas como “Será que as pessoas da equipe estão suficientemente ocupadas?”, “Será que vão dar conta do recado?”, “Será que conseguiremos entregar as atividades dentro do prazo?”.

Tornar visual o fluxo de trabalho é descobrir informações invisíveis sobre os processos internos, gerando maior integração da força de trabalho da equipe e maior conhecimento sobre a distribuição das atividades.


O quadro reflete o comportamento “ao vivo” da equipe e, como um espelho, é possível visualizar todas as atividades e encontrar, com facilidade, informações sobre o que já foi entregue, o que está em andamento e o que está pendente.


 

Processo Operacional

Todo trabalho envolve um conjunto de atividades que parte do momento que se pede até a entrega da atividade. Um quadro visual, com as atividades do grupo, facilita a tomada de decisões, pois informações antes invisíveis, passam a ser visíveis, mostrando o funcionamento das atividades no trabalho, o quanto o grupo pode suportar de atividades em determinado tempo e a qualidade da entrega das atividades.
Isso significa um aumento na previsibilidade e no ritmo do trabalho, melhorando a comunicação do grupo e a experiência do cliente. O quadro é a maneira visual de se controlar as atividades de um processo, pois a visualização garante maior equilíbrio entre a entrada e saída das atividades com as entregas.
Para definir, gerenciar e melhorar a entrega de atividades, envolvendo conhecimento e desenvolvimento, usamos linguagem simples, além de tratarmos todas as questões de maneira prática e direta, iniciando pelos processos já existentes no cliente.
Começar com os processos existentes acelera a mudança de foco e reduz a resistência do grupo, pois todos nós somos seres sociais e psicologicamente resistentes à mudanças, portanto é importante entender e respeitar os processos existentes, suas regras e responsabilidades, além dos cargos e funções.
Os atos de liderança devem ser encorajados em todos os níveis hierárquicos para que possamos obter informações mais precisas sobre os processos existentes. Provavelmente, os processos apresentarão deficiências, resiliências e conhecimentos que merecem ser investigados.
O quadro contém raias separadas ou colunas, chamadas de áreas de valor, que devem agregar valor à atividade e serem ordenadas da esquerda para a direita. O quadro elaborado reflete o comportamento do time, sendo usado para definir, administrar e melhorar a entrega de serviços ao cliente.   A criação e preservação de um fluxo de trabalho eficiente pode ser atingida mais rapidamente quando temos elementos de escolha para priorizar uma atividades sobre outra. Todo atraso tem um custo e para reduzir esse risco é importante saber como organizar e priorizar as atividades do fluxo do quadro. É possível criar qualquer tipo de classificação das atividades que estão no fluxo de trabalho do quadro, aumentando a capacidade de previsibilidade do grupo com a redução de custos desnecessários.
Diante do quadro funcional, a burocracia é virtualmente eliminada com a adoção de controle de cronograma, limitação das atividades em andamento, direcionamento transparente sobre a melhoria do processo com equipes auto organizáveis e divisão das atividades em partes.
Com isso, a cultura organizacional se desenvolverá diante do alinhamento prático dos processos, orientados por objetivos relacionados à estratégia, estrutura usada, tecnologia, conhecimento, competência e desempenho dos processos.

Ciclo de 3 etapas

Para atender essas necessidades, desenvolvemos o método de 3 etapas para realizar a gestão dos processos e atividades dos clientes.

1ª Etapa: Análise dos Processos:

A primeira etapa é responsável pelo conhecimento dos processos já existentes, cuja finalidade é a verificação do funcionamento e da eficiência de entrega. Esse diagnóstico traz uma compreensão sobre o estado atual dos processos que orientam a realização das atividades. Essa etapa é composta por:
1ª. Diagnóstico preliminar: para a avaliação e coleta das informações utilizamos de relatórios básicos para obter informações sobre os registros dos processos existentes, caso haja; ou uma breve explicação de como funcionam para verificar sua realização prática e permeabilidade ao uso de métodos, métricas e ferramentas de gestão. Busca-se conhecer informações relativas à:
  • estratégia, cultura e ambiente da empresa;
  • regras que controlam os processos;
  • motivo da existência dessas regras;
  • pessoas envolvidas nas atividades;
  • atividades que compõem os processos;
  • métricas de desempenho para monitorar o processo;
  • utilização de recursos e escalabilidade dos processos.

2ª. Entrevistas e questionários: para captar as respostas das pessoas envolvidas nos processos, pessoalmente por meio de entrevistas; ou pelo uso de questionários eletrônicos, possibilitando o registro das informações em relatórios na investigação de:
  • ineficiências dentro do atual processo;
  • necessidades e expectativas das pessoas no processo;
  • entradas e saídas dos processos.

3ª. Observação: A observação prática das atividades leva em consideração a identificação das informações, as pessoas envolvidas e os recursos necessários para entender os processos do cliente. É pela observação que ocorrem os primeiros esboços dos processos que serão desenhados a partir do processo atual, denominado “AS-IS” ou “COMO-É”, terminando com o esboço do desenho do processo que se deseja, o “COMO-DEVE-SER” ou “TO-BE”.

2ª Etapa: Desenho dos Processos:

A segunda etapa é responsável pela melhoria dos processos já existentes e desenvolvimento de processos desejáveis, “COMO-DEVE-SER” ou “TO-BE”. Diante do desenho dos processos, utilizando-se de algumas técnicas de gestão, é possível ter todos os processos visuais, possibilitando o acompanhamento da evolução das atividades no momento em que estão ocorrendo. Essa etapa é composta por:
1ª. Simulação dinâmica de um Quadro (Jogo): para testar as hipóteses e provar conceitos que nos fornecem valiosas informações sobre a dinâmica e o fluxo dos processos envolvendo as atividades, desenvolvemos um jogo modular capaz de simular o funcionamento do Quadro, independentemente de softwares com parâmetros associados, no descobrimento dos padrões dos processos.
  2º.  Criação das matrizes 5W3H mapeadas: para mapear as atividades dos processos usamos uma matriz para cada atividade, buscando responder: onde? quando? o que? como? por que? quem? tem prazo? qual é o custo?; tudo relacionado com uma atividade do processo. Essas matrizes auxiliam na sequência de passos relativos ao processo daquela atividade.
3º. Elaboração do Quadro Visual, cartões e ajuste de cadência: para tornar as atividades visuais, é elaborado um Quadro com áreas de trabalho e fluxo das atividades, em que prioriza o desenho pelo fluxo em áreas que agregam valor às atividades (entrada/saída). O Quadro reflete o comportamento do grupo, onde cada pessoa é responsável por executar suas tarefas específicas.

3ª Etapa: Implantação dos Processos:

A terceira etapa é responsável pelo funcionamento prático do Quadro, com os cartões criados e as cadências estabelecidas. A demonstração do funcionamento e das regras do Quadro garante uma melhoria na previsibilidade e no ritmo do trabalho, melhorando a comunicação e a qualidade de entrega. As pessoas, participantes do Quadro, além de aprenderem o funcionamento completo do quadro, são orientadas a manterem o foco na responsabilidade da gestão e no equilíbrio do fluxo de trabalho, garantindo adaptação rápida em situações de mudanças abruptas.
 

Deseja conhecer as informações escondidas nos seus processos?

Entre em contato para conhecer e experimentar processos mensuráveis que podem substituir medos imaginários, trazendo clareza sobre o fluxo de trabalho da sua equipe.

Garanta, continuamente, o cumprimento das atividades com agilidade e previsibilidade de entrega.

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