Como funciona e quais são os benefícios do BPM?



O BPM (Business Process Management), é uma prática de gestão, com emprego de ferramentas que ajudam no gerenciamento e melhoraria continua do fluxo de trabalho com aumento da agilidade e desempenho operacional.

Isso significa descobrir e conhecer informações sobre os processos internos, estabelecendo claramente o fluxo de trabalho das atividades de uma organização ou grupo de pessoas.

  BPM  

A verificação da melhoria é feita pela medição do tempo de execução e a qualidade da entrega da atividade. O tempo é o único recurso que não conseguimos recuperar, por isso é fundamental ser medido diante dos critérios de qualidade estabelecidos para uma entrega satisfatória.

A agilidade na organização ou no grupo é obtida quando passamos a manter um equilíbrio no fluxo das atividades envolvendo as atividades recebidas na demanda e as atividades entregues após a execução do trabalho. Não é desejável receber mais tarefas do que podemos suportar ou isso aumentará a incerteza sobre a qualidade e a previsibilidade na entrega das atividades.

A ideia do BPM não é gerar uma revolução nas práticas já realizadas, oferecendo uma resposta pronta; mas conhecer as atividades realizadas pela organização ou pelo grupo em um fluxo de trabalho que possibilite a análise sobre a consistência dos processos internos para torna-los mais ágeis e seguros.

A pessoa mais próxima da execução da atividade é, provavelmente, quem está em melhor condição de propor uma solução prática e eficaz. Manter um canal de comunicação aberto com a equipe é essencial para receber informações que ajudarão na adaptação e eventuais mudanças no fluxo de trabalho. Ao garantimos a participação de todos, recebemos informações de variadas fontes e perspectivas, melhorando nossa percepção para uma tomada de decisão mais realista.

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Para entendermos o fluxo de trabalho de um grupo ou de uma organização, criamos um quadro visual para a distribuição das atividades, tornando-as visíveis na verificação de seu funcionamento, suas relações e correlações com outras atividades, o quanto a equipe pode suportar de trabalho em determinado tempo, a existência de “gargalos” e a qualidade da entrega.

Isso representa um aumento na previsibilidade da entrega, além de estabelecer um ritmo do trabalho mais adequado para a experiência da equipe. O quadro é uma ferramenta de controle das atividades dentro de um fluxo de trabalho estabelecido por uma equipe de pessoas.

Quando não visualizamos o trabalho, tendemos a focar nossa atenção nas pessoas e não no cumprimento das atividades. Passamos a colocar nosso medo imaginário para fora com perguntas como “Será que as pessoas da equipe estão suficientemente ocupadas?”, “Será que vão dar conta do recado?”, “Será que conseguiremos entregar as atividades dentro do prazo?”.

Tornar visual o fluxo de trabalho é descobrir informações invisíveis sobre os processos internos, gerando maior integração da força de trabalho da equipe e maior conhecimento sobre a distribuição das atividades.

O quadro reflete o comportamento “ao vivo” da equipe e, como um espelho, é possível visualizar todas as atividades e encontrar, com facilidade, informações sobre o que já foi entregue, o que está em andamento e o que está pendente.


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