eSocial – O que é? Como implantá-lo?



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Hoje, os empregadores enviam, repetidas vezes, a mesma informação para os órgãos do governo. Cada órgão possui seu próprio banco de dados, exigindo que o envio das informações seja feito por diferentes meios e com diferentes validadores, como no caso da DIRF, SEFIP, CAGED, RAIS, etc.

A partir de 2018, todas as informações trabalhistas, previdenciárias, fiscais, tributárias e fundiárias dos empregadores deverão ser enviadas para um banco de dados único, chamado eSocial. Esse repositório de informações nacional armazenará a vida laboral do trabalhador (com ou sem vínculo e de produção rural) pelo período de 35 anos ou mais.

Os órgãos públicos participantes são Caixa Econômica Federal, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego e Secretaria da Receita Federal. Houve significativa mudança na forma e nos prazos para enviar as informações. Muitas delas, não eram enviadas e passaram a ser obrigatórias, podendo gerar punições administrativas e financeiras ao empregador. Isso significa que haverá um grande aprimoramento nos mecanismos de fiscalização, o fiscal será substituído pelo eSocial, eliminando as falhas humanas.

A MGP é especializada em detectar suas necessidade no eSocial

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A preparação para o eSocial começa com o estudo da empresa e do negócio para entender e planejar a adaptação, pois pode ser mais fácil para alguns e mais difícil para outros. Tudo depende das características do negócio, já que a implantação trará mudanças nos processos e na cultura, envolvendo todos, da direção ao setor produtivo da empresa.

Um dos critérios que observamos é o tamanho da empresa, podendo ser de porte grande, médio ou pequeno. Normalmente, as empresas grandes e médias tem um departamento de Recursos Humanos – RH interno, com profissionais especializados e habituados com o funcionamento interno. A qualidade do funcionamento do RH faz com que as modificações sejam mais facilmente internalizadas. As empresas pequenas, que terceirizam as funções do RH, tendem a apresentar maior dificuldade para se adaptar às modificações, por não contar com tantos recursos como as grandes. Isso significa uma tendência para maior resistência aos processos de mudança e informatização.

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Para atender às exigências do eSocial, desenvolvemos um método de análise e implantação da nova obrigação, envolvendo todo tipo de empregador diante de suas particularidades. Usamos metodologia de manutenção e controle de qualidade no processo de implantação do eSocial.

Diante de critérios racionais, planejamos e estruturamos um sistema para o desenvolvimento do processo personalizado de implantação do eSocial, com a contínua melhoria da comunicação e cultura no cumprimento das obrigações, reduzindo custos operacionais na obtenção de resultados otimizados.

O método prescreve como a implantação do eSocial deve ser vista, planejada e consequentemente executada, respeitando as particularidades de cada empresa. Para manter a qualidade da implantação, dentro dos padrões e especificações, é necessário observar vários fatores que facilitam o planejamento, controle, monitoramento e a melhoria continua na implantação do eSocial.

O método é composto de 3 etapas pré-definidas para identificar a situação da empresa, buscar características que possam prejudicar a implantação do eSocial, testar as hipóteses para encontrar quais são as causas fundamentais, dentro de um plano de ação efetivo, resultando na padronização da operação e conclusão da implantação com o melhor resultado na qualidade e independência para uma contínua melhoria.

1. Etapa: preparação, diagnóstico e planejamento

1.1 Identificação das pessoas envolvidas

1.2 Identificação dos problemas mais comuns diante do levantamento histórico de problemas

1.3 Coleta de evidências de possíveis resistências e facilidades do processo

1.4 Levantamento das variáveis que podem influenciar na implantação do eSocial

1.5 Criação de hipóteses, diante da escolha das causas mais prováveis

1.6 Coleta de dados e informações no ambiente humano e social

1.7 Confirmação das hipóteses, diante da análise das causas mais prováveis

1.8 Discussão, definição e consenso da estratégia de ação para a implantação do eSocial

1.9 Definição das responsabilidades, formar, treinar e sensibilizar as pessoas sobre o eSocial

1.10 Elaboração do cronograma de trabalho e do plano de ação

1.11 Dar feedback as partes envolvidas, usando-o para sensibilizar as pessoas e energizar a implantação

2. Etapa: adequações, testes e ajustes

2.1 Divulgação, sensibilização e alinhamento das pessoas na implantação

2.2 Execução das ações de implantação do eSocial

2.3 Acompanhamento das ações com comunicação e feedback

2.4 Comparação dos resultados com o cronograma e o plano de ação estabelecido

2.5 Identificação dos efeitos secundários e eventuais variáveis

2.6 Verificação da efetividade das ações

2.7 Comunicação e feedback dos resultados

3. Etapa: conclusão, verificação e independência

3.1 Verificação da necessidade de elaboração ou alteração dos procedimentos

3.2 Sensibilização e desenvolvimento comportamental de todos

3.3 Registro e comunicação da implantação

3.4 Acompanhamento dos resultados para identificação dos problemas remanescentes

3.5 Planejamento das ações de controle, diante do balanço do processo e aprendizado

3.6 Reconhecimento e celebração da independência do empregador diante do eSocial

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O monitoramento e o gerenciamento dos processos operacionais exigidos na implantação são premissas básicas para redução de resistências e consequentemente a garantia de uma implantação mais rápida e eficiente. O objetivo é alinhar pessoas e processos, dentro de um bom padrão de qualidade, orientando a estrutura interna da empresa para que a qualidade das informações fique em conformidade com o eSocial.

Para atingirmos esse objetivo, nós:

a) determinamos as necessidades e exigências de nossos clientes;

b) traduzimos essas necessidades na linguagem da empresa;

c) desenvolvemos o processo para satisfazer as necessidades na implantação do eSocial;

d) otimizamos o processo para atender às necessidades da empresa e do eSocial; e

e) transferimos o processo para a operação efetiva da implantação do eSocial.

Após o planejamento e o controle, realizamos o que foi planejado, evitando as possíveis hipóteses e causas que podem prejudicar a implantação do eSocial. O processo é definido como um conjunto de hipóteses e causas com o objetivo de produzir um efeito que leva ao objetivo final do processo de implantação.

Hipóteses são suposições que orientam uma investigação por antecipar características prováveis do objeto investigado e que valem, quer pela confirmação das características, quer pelo encontro de novos caminhos de investigação, a fim de que estas hipóteses analisadas possam ser confirmadas e transformadas em causas fundamentais prejudiciais ao processo de implantação do eSocial.

Além de causas fundamentais, podem existir causas especiais, que mesmo após o planejamento, controle e execução do que foi planejado, algumas causas especiais podem aparecer e prejudicar a implantação. Essas causas são aquelas que, ao agir dentro do processo, o conduz para um resultado completamente diferente do ideal no dia-a-dia do eSocial.

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Nossa metodologia adota um processo unificado ao lado do uso sistemático de procedimentos em cada setor da empresa, registrando as soluções das situações de forma padronizada. Estes procedimentos garantem uniformidade no tratamento, facilidade de participação dos trabalhadores em qualquer fase do desenvolvimento da implantação, assegurando referência para o tratamento de situações futuras e manutenção da memória tecnológica dos processos que envolvem o eSocial. A implantação é realizada com maior eficiência quando encontramos disciplina, metodologia, planejamento, dedicação e principalmente comprometimento com o eSocial.

As informações enviadas ao eSocial devem ser mapeadas, pois são providas por diferentes áreas e setores da empresa. Por esse motivo, é importante rever a integração entre áreas e setores para garantir que os eventos sejam enviados em conformidade com as especificações do eSocial, eliminando o risco de multas para o empregador.

Essa integração é necessária devido à complexidade das exigências, podendo se tornar muito mais simples quando conhecemos o que será solicitado e quais são os setores envolvidos. Além disso, a identificação da estruturação do negócio, do local e do momento em que a informações surgem é fundamental para o cumprimento dos prazos.

É claro que essas questões dependem muito da empresa e de seu porte. Por isso, vamos mostrar, a seguir, algumas áreas que devem ser consideradas, lembrando que é preciso fazer uma análise e uma adaptação ao funcionamento do seu negócio.

COMO É REALIZADA A IMPLANTAÇÃO EM CADA SETOR?

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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO – TI

1. Etapa: preparação, diagnóstico e planejamento

1.1 Identificação das pessoas envolvidas

1.2 Identificação dos problemas mais comuns diante do levantamento histórico de problemas

1.3 Coleta de evidências de possíveis resistências e facilidades do processo

1.4 Verificação da internet, infraestrutura de equipamentos e softwares com integração dos dados

1.5 Verificação do certificado digital

1.6 Avaliar a aderência das aplicações utilizadas nos processos de cada área da organização (RH e SST)

1.7 Solicitar junto aos fornecedores de sistemas o entendimento das exigências do eSocial.

1.8 Levantamento das variáveis que podem influenciar na implantação do eSocial

1.9 Criação de hipóteses, diante da escolha das causas mais prováveis

1.10 Coleta de dados e informações no ambiente humano e social

1.11 Confirmação das hipóteses, diante da análise das causas mais prováveis

1.12 Discussão, definição e consenso da estratégia de ação para a implantação do eSocial

1.13 Definição das responsabilidades, formar, treinar e sensibilizar as pessoas sobre o eSocial

1.14 Elaboração do cronograma de trabalho e do plano de ação

1.15 Dar feedback as partes envolvidas, usando-o para sensibilizar as pessoas e energizar a implantação

2. Etapa: adequações, testes e ajustes

2.1 Divulgação, sensibilização e alinhamento das pessoas na implantação

2.2 Execução das ações de implantação do eSocial

2.3 Acompanhamento das ações com comunicação e feedback

2.4 Validar possíveis processos de integração entre os sistemas que gerarão as informações

2.5 Avaliar individualmente cada fornecedor de software envolvido;

2.6 Verificar a necessidade adquirir novas ferramentas, atualizar as aplicações ou adquirir novos módulos.

2.7 Comparação dos resultados com o cronograma e o plano de ação estabelecido

2.8 Identificação dos efeitos secundários e eventuais variáveis

2.9 Verificação da efetividade das ações

2.10 Comunicação e feedback dos resultados

3. Etapa: conclusão, verificação e independência

3.1 Verificação da necessidade de elaboração ou alteração dos procedimentos

3.2 Sensibilização e desenvolvimento comportamental do TI

3.3 Registro e comunicação da implantação

3.4 Acompanhamento dos resultados para identificação dos problemas remanescentes

3.5 Planejamento das ações de controle, diante do balanço do processo e aprendizado

3.6 Reconhecimento e celebração da independência do empregador diante do eSocial

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DEPARTAMENTO PESSOAL E RECURSOS HUMANOS

O departamento pessoal disponibiliza a maioria das informações requeridas pelo eSocial e é o responsável por administrar e enviar ao sistema do governo os eventos, que podem ser periódicos ou não, como fechamentos da folha de pagamento, cálculos, alteração de dados contratuais e cadastrais, contribuição sindical patronal, desligamentos e aviso prévio. Os recursos humanos tratam do recrutamento e seleção, treinamentos, benefícios, cargos e salários, dentre outros. Dessa forma, vários dados exigidos pelas novas diretrizes surgem a partir desses setores.

1. Etapa: preparação, diagnóstico e planejamento

1.1 Identificação das pessoas envolvidas

1.2 Identificação dos problemas mais comuns diante do levantamento histórico de problemas

1.3 Sensibilizar a alta gestão acerca dos impactos gerados pelo eSocial: palestra de conscientização de líderes

1.4 Coleta de evidências de possíveis resistências e facilidades do processo

1.4 Definição e documentação dos processos de trabalho

1.5 Definição e mapeamento dos eventos que deverão ser enviados na sua empresa

1.6 Identificar as inconsistências dos dados cadastrais dos trabalhadores

1.7 Regularizar e validar os atuais dados com as tabelas e regras de campos dos leiautes do eSocial

1.8 Revisão tabela de rubricas: incidências, naturezas de folha de pagamento eSocial, repercussões em outras rubricas

1.9 Levantamento das variáveis que podem influenciar na implantação do eSocial

1.10 Criar comitê multidisciplinar e promover encontros de divulgação.

1.11 Criação de hipóteses, diante da escolha das causas mais prováveis

1.12 Coleta de dados e informações no ambiente humano e social

1.13 Confirmação das hipóteses, diante da análise das causas mais prováveis

1.14 Discussão, definição e consenso da estratégia de ação para a implantação do eSocial

1.15 Definição das responsabilidades, formar, treinar e sensibilizar as pessoas sobre o eSocial

1.16 Elaboração do cronograma de trabalho e do plano de ação

1.17 Dar feedback as partes envolvidas, usando-o para sensibilizar as pessoas e energizar a implantação

2. Etapa: adequações, testes e ajustes

2.1 Divulgação, sensibilização e alinhamento das pessoas na implantação

2.2 Entender as mudanças e promover adequações na comunicação: treinamento de comunicação e feedback

2.3 Conscientizar todos sobre suas respectivas responsabilidades;

2.4 Fazer conhecer as alterações trazidas pelo eSocial para evitar retificações de informações;

2.5 Capacitar os profissionais envolvidos no envio de informações atualizadas ao repositório do governo: treinamento específico para o eSocial

2.6 Liderar movimentos internos de conscientização dos processos;

2.7 Preparar as pessoas para a informatização dos controles manuais;

2.8 Execução das ações de implantação do eSocial

2.9 Preparação e envio dos eventos iniciais e de tabela (S-1000 a S-1080)

2.10 Preparação e envio dos eventos não periódicos (S-2190 a S-2399)

2.11 Preparação e envio dos eventos periódicos (S-1200 a S-1300)

2.12 Acompanhamento das ações com comunicação e feedback

2.13 Comparação dos resultados com o cronograma e o plano de ação estabelecido

2.14 Identificação dos efeitos secundários e eventuais variáveis

2.15 Verificação da efetividade das ações

2.16 Comunicação e feedback dos resultados

3. Etapa: conclusão, verificação e independência

3.1 Verificação da necessidade de elaboração ou alteração dos procedimentos: treinamento Reforma Trabalhista

3.2 Sensibilização e desenvolvimento comportamental de todos

3.3 Alinhar com fornecedores as providências necessárias para a adequação do eSocial.

3.4 Realizar a manutenção atualizada das informações para envio ao repositório do governo;

3.5 Monitoração dos processos para evitar multas impostas pelo eSocial;

3.6 Promover a integração entre as áreas de RH, SST, TI e Jurídico.

3.7 Acompanhamento dos resultados para identificação dos problemas remanescentes

3.8 Planejamento das ações de controle, diante do balanço do processo e aprendizado

3.9 Reconhecimento e celebração da independência do empregador diante do eSocial

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Um dos principais desafios do eSocial é o saneamento das informações no banco de dados, pois houve um acréscimo considerável de dados para atender à grande quantidade de eventos do eSocial e, em caso de respostas inadequadas ou incompletas, o empregador poderá sofrer penalidades e o trabalhador poderá ter seus direitos prejudicados. A Receita Federal constatou que 22% dos empreendimentos têm problemas relacionados aos cadastros dos empregados.

Essas inconformidades precisam ser trabalhadas, porque o objetivo das diretrizes que entrarão em vigor é resolver problemas que são comuns atualmente. Deve-se descobrir as inconformidades e verificar quantas vezes elas são praticadas. Alguns exemplos de situações que podem ser analisadas:

  • eventos ou verbas com incidências incorretas, como no caso do pagamento de benefícios que possuem caracterização salarial, mas não têm incidência de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
  • cadastros incompletos dos trabalhadores e dependentes
  • Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) com incompatibilidade de grau de instrução, ou seja, é exigido o nível superior, mas o empregado não o possui
  • trabalhadores terceirizados ou sem vínculo, cujos cadastros devem estar completos com CPF e data de nascimento
  • admissão e rescisão retroativas
  • alterações contratuais retroativas (salário, horários, funções)
  • não pagamento de férias em dobro
  • não pagamento do Descanso Semanal Remunerado (DSR)
  • CAT fora do prazo
  • atestados retroativos;
  • fechamentos retroativos, seja do ponto, seja das apurações realizadas em períodos diversos ao do mês-calendário
  • alocação de mão de obra baseada exclusivamente nas notas fiscais e sem conhecimento verídico dos fatos
  • laudos ambientais desatualizados
  • horas extras fixas determinadas em acordo e com pagamento mensal
  • notificações de ASO, já que mudança de setor ou função e retorno de afastamento exigem esse documento e o atestado periódico
  • descontos indevidos na folha de pagamento do empregado e sem autorização prévia
  • férias particionadas, com o pagamento realizado em diferentes períodos
  • controle de estágios, já que, muitas vezes, o estagiário exerce a função de um colaborador CLT e não possui o acompanhamento do agente de integração
  • adiantamento, ou seja, descontos relativos a adiantamentos não comunicados na origem
  • pagamentos extrafolha
  • ajuda de custo de natureza salarial, isto é, os valores têm natureza salarial, mas são pagos como ajuda de custo
  • atestados não lançados como afastamento, já que essa categoria é obrigatória para os documentos válidos de 3 a 15 dias e, em alguns casos, também para os de 1 ou 2 dias
  • isenções tributárias, porque elas exigem que a empresa possua o processo judicial ou administrativo
  • pagamento de médias, considerando que verbas variáveis e fixas se refletem em férias e 13º salário, tanto como média quanto como valor mais recente
  • pagamentos fora do prazo, ou seja, o salário foi pago no dia 30 de um mês, mas o Imposto de Renda (IR) foi calculado como sendo do mês posterior

Essas possíveis inconformidades são apenas algumas situações, pois é possível que existam outras que deverão ser igualmente enumeradas. O grande objetivo, aqui, é relacionar o que está sendo feito de errado e indicar o que deve ser executado para que as inconformidades sejam solucionadas e a empresa fique pronta para se adaptar às novas exigências.

O eSocial não considera eventos passados, pois seu foco são as ocorrências e os acontecimentos que se derem a partir da sua implantação. Mesmo assim, é preciso revisar os documentos e se assegurar de que tudo estará adequado. Muitos pontos que serão obrigatórios não têm atenção atualmente e acabam passando despercebidos.

Alguns exemplos de situações que devem ser analisadas pelo RH:

a) Cadastros: existem novos campos para os cadastros de empregado, dependente, empregador, tomador, autônomo e estagiário. Por isso, é importante verificar a existência desses dados.

b) Tabelas: as tabelas de cargos, rubricas, processos e horários devem ser exportadas antes para que a empresa faça a apuração dos impostos e as movimentações necessárias. Atente-se a:

  • duplicidade de registros;
  • rubricas, que devem ser incidentes sobre INSS, IRRF, FGTS, 13º salário, DSR e férias;
  • cargos, que devem contar com a descrição completa da função e apresentar o vínculo com o CBO;
  • horários de trabalho, que devem apresentar a escala completa e o total correto de horas semanais;
  • processos, com a validação e o lançamento daqueles que oferecem algum tipo de isenção para a companhia.

c) Contratos: os contratos de estágio, trabalho e desligamento devem seguir exatamente as cláusulas especificadas na CLT. Vale a pena revisar todo o documento e cuidar com os modelos de aviso prévio e de contrato de estágio e com as cláusulas de rescisão antecipada do contrato de experiência.

d) Qualificação cadastral: verificação dos quatro campos básicos do trabalhador (nome, data de nascimento, inscrição no CPF e inscrição no PIS/PASEP), entre os cadastros de três dos órgãos governamentais, que são a Receita Federal do Brasil, a Caixa Econômica Federal e o Instituto Nacional do Seguro Social, pois se houver divergência em algum destes quatro dados nestes três entes, o evento de admissão do trabalhador será rejeitado pela dúvida sobre quem é de fato o trabalhador que a empresa ora está admitindo. É importante fazer a qualificação cadastral para qualquer estagiário, empregado, autônomo ou contribuinte cujas informações constem da base de dados da sua empresa. Trabalhadores que não estiverem qualificados não podem ser enviados ao novo sistema, o que significa, na prática, que não se poderá fazer os fechamentos mensais, entre outras atividades. As divergências mais frequentes são as seguintes:

  • nome diferente do cadastro de CPF;
  • número do NIS informado ausente no cadastramento;
  • CPF suspenso;
  • data de nascimento diferente do cadastro de CPF, da Caixa, do INSS ou do Banco do Brasil;
  • número de CPF diferente ou não existente no cadastro do INSS, da Caixa, do Banco do Brasil e do INSS.

e) Revisão de processos: a revisão dos processos internos da empresa para o eSocial, sejam eles trabalhistas, previdenciários ou fiscais são de fundamental importância. Este projeto do governo federal trouxe muitos requerimentos legais que são novidades para o empregador e é preciso assegurar a conformidade deles. Isso garante que os dados serão mais atualizados e confiáveis e poderão ser acessados rapidamente. Para a empresa, essa característica representa transparência, agilidade e instantaneidade. Os processos serão mais facilmente automatizados se você contar com um software que integra os dados, como aqueles relativos a desligamento, admissão, folha de pagamento, etc. O resultado é uma organização maior e a possibilidade de fazer a consulta atualizada a qualquer momento.

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SAÚDE E SEGURANÇA DO TRABALHO - SST

Esse setor tem grande contribuição, devido aos eventos relativos ao acompanhamento da saúde do empregado como ASO, CAT, aposentadoria especial, condições ambientais e possíveis fatores de risco, afastamentos temporários e exposição a agentes nocivos.

1. Etapa: preparação, diagnóstico e planejamento

1.1 Identificação das pessoas envolvidas

1.2 Identificação dos problemas mais comuns diante do levantamento histórico de problemas

1.3 Coleta de evidências de possíveis resistências e facilidades do processo

1.4 Levantamento das variáveis que podem influenciar na implantação do eSocial

1.5 Desenvolver processos para controlar adequadamente os prazos de exames dos trabalhadores

1.6 Desenvolver processos para que o departamento de SST alimente o RH em relação as informações dos colaboradores (exames, afastamentos, acidentes)

1.7 Criação de hipóteses, diante da escolha das causas mais prováveis

1.8 Coleta de dados e informações no ambiente humano e social

1.9 Confirmação das hipóteses, diante da análise das causas mais prováveis

1.10 Discussão, definição e consenso da estratégia de ação para a implantação do eSocial

1.11 Definição das responsabilidades, formar, treinar e sensibilizar as pessoas sobre o eSocial

1.12 Elaboração do cronograma de trabalho e do plano de ação

1.13 Dar feedback as partes envolvidas, usando-o para sensibilizar as pessoas e energizar a implantação

2. Etapa: adequações, testes e ajustes

2.1 Divulgação, sensibilização e alinhamento das pessoas na implantação

2.2 Execução das ações de implantação do eSocial

2.3 Garantir novos processos da área, principalmente vinculada ao prazo de envio das informações ao eSocial - PPRA e PCMSO

2.4 Gerir serviços terceirizados de medicina (quando houver)

2.5 Acompanhamento das ações com comunicação e feedback

2.6 Comparação dos resultados com o cronograma e o plano de ação estabelecido

2.7 Identificação dos efeitos secundários e eventuais variáveis

2.8 Verificação da efetividade das ações

2.9 Comunicação e feedback dos resultados

3. Etapa: conclusão, verificação e independência

3.1 Verificação da necessidade de elaboração ou alteração dos procedimentos

3.2 Sensibilização e desenvolvimento comportamental de todos

3.3 Registro e comunicação da implantação

3.4 Acompanhamento dos resultados para identificação dos problemas remanescentes

3.5 Planejamento das ações de controle, diante do balanço do processo e aprendizado

3.6 Reconhecimento e celebração da independência do empregador diante do eSocial

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SETOR JURÍDICO

As novas exigências trazem algumas novidades referentes à solicitação de informações sobre processos judiciais e administrativos nos casos em que foi autorizada a isenção de algumas contribuições. A diferença é que será necessário comprovar que a liminar ou o processo existem, assim como as suas validades.

1. Etapa: preparação, diagnóstico e planejamento

1.1 Identificação das pessoas envolvidas

1.2 Identificação dos problemas mais comuns diante do levantamento histórico de problemas

1.3 Coleta de evidências de possíveis resistências e facilidades do processo

1.4 Levantamento das variáveis que podem influenciar na implantação do eSocial

1.5 Levantamento dos processos administrativos e judiciais que influenciem a apuração das contribuições, dos impostos ou do FGTS, bem como no cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias e quando houver alteração da decisão durante o andamento do processo.

1.6 Levantamento dos processos trabalhistas que houver pedido de reintegração com êxito pelo trabalhador.

1.7 Criação de hipóteses, diante da escolha das causas mais prováveis

1.8 Coleta de dados e informações no ambiente humano e social

1.9 Confirmação das hipóteses, diante da análise das causas mais prováveis

1.10 Discussão, definição e consenso da estratégia de ação para a implantação do eSocial

1.11 Definição das responsabilidades, formar, treinar e sensibilizar as pessoas sobre o eSocial

1.12 Elaboração do cronograma de trabalho e do plano de ação

1.13 Dar feedback as partes envolvidas, usando-o para sensibilizar as pessoas e energizar a implantação

2. Etapa: adequações, testes e ajustes

2.1 Divulgação, sensibilização e alinhamento das pessoas na implantação

2.2 Execução das ações de implantação do eSocial

2.3 Acompanhamento das ações com comunicação e feedback

2.4 Comparação dos resultados com o cronograma e o plano de ação estabelecido

2.5 Identificação dos efeitos secundários e eventuais variáveis

2.6 Verificação da efetividade das ações

2.7 Comunicação e feedback dos resultados

3. Etapa: conclusão, verificação e independência

3.1 Verificação da necessidade de elaboração ou alteração dos procedimentos

3.2 Sensibilização e desenvolvimento comportamental de todos

3.3 Registro e comunicação da implantação

3.4 Acompanhamento dos resultados para identificação dos problemas remanescentes

3.5 Planejamento das ações de controle, diante do balanço do processo e aprendizado

3.6 Reconhecimento e celebração da independência do empregador diante do eSocial

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SETOR FISCAL

Esse departamento tem a responsabilidade de encaminhar os dados da desoneração (PBM), que são relevantes para o fechamento das contribuições. Essa informação será utilizada pela Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF Web) no momento em que a guia for apurada. O setor fiscal ainda deve encaminhar outros dados para a Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf), que receberá os dados atualmente encaminhados para a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).

1. Etapa: preparação, diagnóstico e planejamento

1.1 Identificação das pessoas envolvidas

1.2 Identificação dos problemas mais comuns diante do levantamento histórico de problemas

1.3 Coleta de evidências de possíveis resistências e facilidades do processo

1.4 Levantamento das variáveis que podem influenciar na implantação do eSocial

1.5 Criação de hipóteses, diante da escolha das causas mais prováveis

1.6 Coleta de dados e informações no ambiente humano e social

1.7 Confirmação das hipóteses, diante da análise das causas mais prováveis

1.8 Discussão, definição e consenso da estratégia de ação para a implantação do eSocial

1.9 Definição das responsabilidades, formar, treinar e sensibilizar as pessoas sobre o eSocial

1.10 Elaboração do cronograma de trabalho e do plano de ação

1.11 Dar feedback as partes envolvidas, usando-o para sensibilizar as pessoas e energizar a implantação

2. Etapa: adequações, testes e ajustes

2.1 Divulgação, sensibilização e alinhamento das pessoas na implantação

2.2 Execução das ações de implantação do eSocial

2.3 Acompanhamento das ações com comunicação e feedback

2.4 Comparação dos resultados com o cronograma e o plano de ação estabelecido

2.5 Identificação dos efeitos secundários e eventuais variáveis

2.6 Verificação da efetividade das ações

2.7 Comunicação e feedback dos resultados

3. Etapa: conclusão, verificação e independência

3.1 Verificação da necessidade de elaboração ou alteração dos procedimentos

3.2 Sensibilização e desenvolvimento comportamental de todos

3.3 Registro e comunicação da implantação

3.4 Acompanhamento dos resultados para identificação dos problemas remanescentes

3.5 Planejamento das ações de controle, diante do balanço do processo e aprendizado

3.6 Reconhecimento e celebração da independência do empregador diante do eSocial

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SETOR CONTÁBIL

O departamento contábil possui informações relativas à distribuição de lucros e outras que são apuradas ao fim do exercício.

1. Etapa: preparação, diagnóstico e planejamento

1.1 Identificação das pessoas envolvidas

1.2 Identificação dos problemas mais comuns diante do levantamento histórico de problemas

1.3 Coleta de evidências de possíveis resistências e facilidades do processo

1.4 Levantamento das variáveis que podem influenciar na implantação do eSocial

1.5 Criação de hipóteses, diante da escolha das causas mais prováveis

1.6 Coleta de dados e informações no ambiente humano e social

1.7 Confirmação das hipóteses, diante da análise das causas mais prováveis

1.8 Discussão, definição e consenso da estratégia de ação para a implantação do eSocial

1.9 Definição das responsabilidades, formar, treinar e sensibilizar as pessoas sobre o eSocial

1.10 Elaboração do cronograma de trabalho e do plano de ação

1.11 Dar feedback as partes envolvidas, usando-o para sensibilizar as pessoas e energizar a implantação

2. Etapa: adequações, testes e ajustes

2.1 Divulgação, sensibilização e alinhamento das pessoas na implantação

2.2 Execução das ações de implantação do eSocial

2.3 Acompanhamento das ações com comunicação e feedback

2.4 Comparação dos resultados com o cronograma e o plano de ação estabelecido

2.5 Identificação dos efeitos secundários e eventuais variáveis

2.6 Verificação da efetividade das ações

2.7 Comunicação e feedback dos resultados

3. Etapa: conclusão, verificação e independência

3.1 Verificação da necessidade de elaboração ou alteração dos procedimentos

3.2 Sensibilização e desenvolvimento comportamental de todos

3.3 Registro e comunicação da implantação

3.4 Acompanhamento dos resultados para identificação dos problemas remanescentes

3.5 Planejamento das ações de controle, diante do balanço do processo e aprendizado

3.6 Reconhecimento e celebração da independência do empregador diante do eSocial

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SETOR FINANCEIRO

Os trabalhadores sem vínculo ou terceirizados têm seus pagamentos efetuados pelo setor financeiro, mediante a apresentação de um Recibo de Profissional Autônomo (RPA). Esse é um evento previsto, que deve contar com outros pagamentos de remuneração, pelo fato de a informação do novo sistema ser de acordo com o regime de caixa.

1. Etapa: preparação, diagnóstico e planejamento

1.1 Identificação das pessoas envolvidas

1.2 Identificação dos problemas mais comuns diante do levantamento histórico de problemas

1.3 Coleta de evidências de possíveis resistências e facilidades do processo

1.4 Levantamento das variáveis que podem influenciar na implantação do eSocial

1.5 Criação de hipóteses, diante da escolha das causas mais prováveis

1.6 Coleta de dados e informações no ambiente humano e social

1.7 Confirmação das hipóteses, diante da análise das causas mais prováveis

1.8 Discussão, definição e consenso da estratégia de ação para a implantação do eSocial

1.9 Definição das responsabilidades, formar, treinar e sensibilizar as pessoas sobre o eSocial

1.10 Elaboração do cronograma de trabalho e do plano de ação

1.11 Dar feedback as partes envolvidas, usando-o para sensibilizar as pessoas e energizar a implantação

2. Etapa: adequações, testes e ajustes

2.1 Divulgação, sensibilização e alinhamento das pessoas na implantação

2.2 Execução das ações de implantação do eSocial

2.3 Acompanhamento das ações com comunicação e feedback

2.4 Comparação dos resultados com o cronograma e o plano de ação estabelecido

2.5 Identificação dos efeitos secundários e eventuais variáveis

2.6 Verificação da efetividade das ações

2.7 Comunicação e feedback dos resultados

3. Etapa: conclusão, verificação e independência

3.1 Verificação da necessidade de elaboração ou alteração dos procedimentos

3.2 Sensibilização e desenvolvimento comportamental de todos

3.3 Registro e comunicação da implantação

3.4 Acompanhamento dos resultados para identificação dos problemas remanescentes

3.5 Planejamento das ações de controle, diante do balanço do processo e aprendizado

3.6 Reconhecimento e celebração da independência do empregador diante do eSocial

Documentação eSocial

Decreto nº 8.373/2014 – eSocial

Manual de orientação do eSocial (versão 2.4)

Leiautes do eSocial (versão 2.4)

Pra que se preocupar?

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