BPO (Business Process Outsource) – Terceirização da Folha de Pagamento



Processo Operacional: Ciclo de 3 etapas

  A terceirização da folha de pagamento é uma estratégia que reduz os riscos, pois envolve profissionais especializados aumentando as fontes de conhecimento, tornando o cumprimento das obrigações legais mais prática e eficiente.   Para atender as necessidades dos clientes de BPO, desenvolvemos o método de 3 etapas para realizar o processamento da folha de pagamento.  

1ª Etapa: Implantação:

A primeira etapa é responsável pela implantação do BPO, cuja finalidade é a verificação das informações necessárias para a execução das rotinas mensais e anuais. A implantação envolve a conversão de cadastros, parametrizações, customizações, cálculos, organização dos dados, criação e montagem de consultas e relatórios, terá um tempo estimado de 30 a 60 dias. Essa etapa é composta por:
1ª. Auditoria prévia: para a avaliação e coleta das informações utilizamos de relatórios básicos, sem ajustes (exceto admissão), fornecidos pela MGP para a migração dos dados cadastrais e financeiros. O fornecimento de informações em formato diferente do leiaute da MGP implica no acréscimo de horas na implantação, antes da realização do trabalho, na garantia da padronização das informações.
2ª. Preenchimento do Diagnóstico Funcional: o leiaute oferecido pela MGP na coleta das informações está no documento “Diagnóstico Funcional – BPO”, envolvendo informações cadastrais, operacionais, financeiras, contábil, sindicais, processos de admissão e demissão, adiantamentos, benefícios, controle de ponto, encargos sociais, férias, fiscalização, folha de pagamento, manutenção de arquivos, reclamações trabalhistas e segurança ocupacional. O cliente deve preencher o arquivo, de maneira detalhada, para que o conteúdo esteja bem claro e completo.
3ª. Ajuste dos prazos e cadências: é fundamental que as informações do cliente cheguem à MGP em um prazo razoável para que as obrigações sejam cumpridas com segurança. Dessa forma, é fundamental o ajuste do meio de comunicação, bem como o prazo para que a informação necessária chegue a tempo. Para tanto, definimos um check-list com todas as informações e respectivos prazos para envio de acordo com as exigências do eSocial.

2ª Etapa: Processamento da folha de pagamento:

A segunda etapa é responsável pela processamento da folha de pagamento, envolvendo as atividades de admissão, desligamento, férias, adiantamento, benefícios, encargos sociais, provisões, 13º salário, emissão das guias de recolhimento.
Nesta etapa se iniciam os trabalhos diários visando o cálculo da folha de pagamento dos trabalhadores das empresas, baseados nos envios das informações dos clientes, respeitados os prazos estabelecidos no checklist.
A comunicação entre os clientes e a MGP ocorre por meio do envio de malotes com a documentação admissional/demissional dos empregados e de e-mails e planilhas no formato XLS para inserção das informações no sistema de folha de pagamento. As planilhas utilizadas para envio das informações são:
  • Admissão de Empregados
  • Desligamento de empregados
  • Alterações cadastrais
  • Alterações contratuais
  • Afastamentos
  • Programação de férias
  • Lançamentos em folha de pagamento
  • Pagamentos de autônomos

3ª Etapa: Entregas mensais e anuais:

A terceira etapa consiste no envio aos clientes dos envelopes de pagamentos (holerites) mensais e do 13º salário, relatórios diversos, guias para recolhimento de impostos e encargos (INSS, FGTS, IRRF, PIS, etc), e recibos de entrega das obrigações anuais DIRF e RAIS.

Pra que se preocupar? Não passe apuros, tire suas dúvidas, estamos prontos para lhe ajudar! Solicite nossa visita para conhecer soluções que atendam suas necessidades. Saiba mais e solicite sua visita!

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