A Revisão de Processos é uma prática de gestão, com emprego de ferramentas, para ajudar na melhoria do fluxo de trabalho, aumentando a agilidade e desempenho operacional. Alcançamos resultados significativos ao conhecer o funcionamento dos processos internos e o fluxo de trabalho que um grupo de pessoas (ou toda a organização) pode suportar, antes de afetar a qualidade e a previsibilidade de entrega das atividades.
A melhoria é medida pelo tempo de execução e a qualidade de entrega das atividades. O tempo, único recurso irrecuperável, deve ser medido por critérios de qualidade estabelecidos para uma entrega satisfatória; e a agilidade é alcançada quando há equilíbrio no fluxo das atividades, envolvendo demandas e entregas.
Buscamos pelas reais possibilidades de tornar o fluxo de trabalho mais ágil e seguro, sendo necessário conhecer os processos e atividades em funcionamento para avaliar a consistência e desenvolvê-la continuamente.
Todos nós somos seres sociais e psicologicamente resistentes a mudanças. Por isso respeitamos e tentamos entender o funcionamento, as regras e as responsabilidades dos processos existentes.
Tornamos o fluxo de trabalho visual para descobrir informações invisíveis, gerando informação e conhecimento sobre a distribuição das atividades e integração da força de trabalho.
A estrutura básica do ciclo, de 3 etapas, para a gestão dos processos e atividades é:
1ª Etapa:
Análise dos Processos: etapa responsável pelo conhecimento dos processos já existentes, cuja finalidade é a verificação do funcionamento e da eficiência de entrega. O diagnóstico traz a compreensão sobre o estado atual dos processos que orientam a realização das atividades.
Nessa etapa, coletamos informações, por meio de entrevistas, questionários e observação, para avalia-las na construção do diagnóstico preliminar sobre o ambiente, estratégias, cultura, regras e motivos das atividades que compõe os processos. Também avaliamos o uso de métricas de desempenho para monitorar os processos, diante das necessidades e expectativas dos envolvidos.
2ª Etapa:
Desenho dos Processos: etapa responsável pela melhoria dos processos e, se necessário, o desenvolvimento de novos. O desenho possibilita o acompanhamento da evolução das atividades, da demanda à entrega final, diante da visibilidade das atividades do processo junto aos envolvidos.
Nessa etapa, testamos as hipóteses criadas pelas informações coletadas, fornecemos informações sobre o fluxo das atividades e as mapeamos, por meio da matriz 5W3H, tentando responder “onde? quando? o que? como? por que? quem? qual é o prazo? qual é o custo?” da atividade. É esse conjunto que orienta a sequência de passos das etapas de cada atividade.
3ª Etapa:
Implantação dos Processos: etapa responsável pelo funcionamento prático dos processos, diante da visualização do fluxo das atividades e o estabelecimento de cadências, aumentando a qualidade e previsibilidade de entrega.
Nessa etapa, demonstramos o funcionamento e as regras dos processos para a melhoria na comunicação e ritmo de trabalho, visando o aumento da qualidade na execução e entrega das atividades. O foco está na responsabilidade de gestão e equilíbrio do fluxo de trabalho para adaptações dinâmicas que atendam a rápidas mudanças. Para isso, é fundamental o conhecimento completo dos processos por todos os envolvidos.