O declarante gera um arquivo eletrônico, no formato XML, contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação (integridade dos dados e a autoria do emissor). Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet ao Ambiente Nacional do eSocial que, após verificar a integridade formal, emite o protocolo de envio e o envia ao declarante.
O arquivo pode ser gerado…
1º) …pelo sistema de propriedade do declarante ou contratado de terceiros, assinado digitalmente (obrigatoriamente com utilização de certificado digital) e transmitido ao eSocial por meio de WS-Webservice, recebendo um recibo de entrega (comprovante).
2º) …diretamente no Portal do eSocial – https://www.gov.br/esocial/, cujo preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão do evento. Nessa hipótese, pode ser utilizado certificado digital ou, para os dispensados de ter esse certificado, o código de acesso.
3º) …por aplicativo governamental – simplificado pessoa física: aplicativo disponibilizado aos empregadores domésticos e segurados especiais. Permite o gerenciamento de empregados e realiza os cálculos de verbas e de descontos, bem como efetua a geração de guias de recolhimento. Para o segurado especial, o aplicativo contempla também permite a informação acerca da comercialização da sua produção rural.
4º) …por aplicativo governamental para dispositivos móveis – empregador doméstico: aplicativo disponibilizado aos empregadores domésticos para utilização em dispositivos móveis que permite o fechamento de folha de pagamento e geração de guias, bem como a geração e envio de arquivos ao eSocial.
5º) …por aplicativo governamental – simplificado pessoa jurídica: aplicativo disponibilizado às Microempresas e Microempreendedores individuais para gerar e enviar os arquivos e facilitar o gerenciamento de empregados.
6º) …por aplicativo governamental para envio de eventos pelo Judiciário: aplicativo que permite ao Poder Judiciário Trabalhista a geração e envio de informações ao eSocial, com o fim de suprir obrigação de prestação de informações não cumpridas pelos declarantes diretamente.
7º) …por aplicativo governamental – integração com a Junta Comercial: aplicativo que possibilita aos empresários o envio de informações relativas à admissão de empregados ao eSocial no processo de constituição de empresas.
No momento da transmissão, o Ambiente Nacional do eSocial retorna o protocolo de envio. Após a realização das validações, o eSocial retorna o recibo de entrega ou mensagem de erro. O número do recibo de entrega é a referência a ser utilizada em eventuais retificações ou exclusões.
